גם לראיין צריך לדעת

מאת מירית מועלם

האסוציאציה הראשונה שעוברת לי בראש בהקשר לראיונות זה חוסר זמן.
בתפקיד ניהולי אין יותר מדי זמן פנוי, וחיפוש עובדים זו משימה לא קלה ואפילו מתסכלת.
יש לכם הרבה עבודה: לסיים פרויקט, לבצע ישיבה צוות לעובדים, לשוחח עם עובד מסוים באופן אישי,
שלא לדבר על ישיבות אינסופיות עם הקולגות ו... בין לבין גם לראיין.
לכן חשוב שכל ראיון שמבצעים יהיה מקצועי, יעיל וענייני.

שיחת הטלפון

ראשית כדי באמת לא לבזבז זמן מיותר, חשוב שיעשה תאום ציפיות מינימאלי עוד בשיחת
הטלפון עם המועמד. אני אומרת את זה מתוך ניסיון לא נעים של מועמדים שהגיעו אלי
והפער בין שחשבו על המשרה לבין העבודה בפועל יחסית גדול, לכן חשוב שיינתן הסבר
ברור ומפורט עוד בטלפון של הפרטים החשובים. פרטים חשובים הם פרטים שיכולים להיות
מאד אקוטיים למועמד, כגון: שעות עבודה, מס' ימים בשבוע (יש שאינם מוכנים לעבוד ביום שישי),
ואופי כללי של התפקיד (פעם אחת הגיע אלי מועמד שההסבר שניתן לו בטלפון היה כ"כ לקוי,
שהוא לא ידע שמדובר במענה טלפוני אלא חשב שמדובר במתן שרות פרונטאלי.
מיותר לציין כמה זמן ארך הראיון הזה וכמה אי נעימות חשתי באותו רגע).
כמובן שאין צורך לשוחח זמן רב בטלפון עם המועמד הפוטנציאלי, אך כן "לנגוע" באותן נקודות.
אגב, אני לא בעד לומר שכר בטלפון, אך כן לתת מענה כלשהו לשאלה הזו, כמו למשל: בסיס + עמלות. נושא חשוב נוסף עוד בשלב שיחת הטלפון הוא שיווק. נדוש אך נכון - לרושם הראשוני משמעות רבה.
אם ישוחח עם מועמד פוטנציאלי אדם רדום, חסר התלהבות, בעל עברית עילגת,
ושבעצמו לא מבין מה הוא עושה בחברה, הסיכויים שיגיעו אליכם מועמדים טובים קטן,
לכן חשוב לבדוק מי האדם שעונה לטלפון או לחלופין חוזר לאותם מועמדים ששלחו את קורות החיים שלהם,
ולוודא שהוא עושה את עבודתו נאמנה.
כשאני חזרתי למועמדים והייתי צריכה להסביר להם אודות התפקיד, דאגתי להישמע ערנית,
נלהבת במידה, והשתדלתי להשתמש במילים חיוביות, מעודדות וש"עושות חשק" לבוא לעבוד אצלי.
כמובן שלא סילפתי אף פרט, אך בהחלט התמקדתי (והאמנתי!) בחלקים החשובים והטובים שבתפקיד,
שהרי כמובן שאינני רוצה עובדים שיעזבו כעבור יומיים, כי הם חשבו שהם באים לכפר נופש,
אלא יהיו נאמנים לאורך זמן (כעת אני מתמקדת בחלק של הראיון,
אך ללא ספק צריך להמשיך ולהשקיע גם לאחר הראיון ולשווק את התפקיד והעבודה וליצור תחושת "גאוות יחידה" לאורך כל הזמן).

קצת עניינים טכניים לפני הראיון

תנו למועמד, שעשה מאמץ (כן, אני רואה בהגעה אלי למשרד מאמץ. הרי הסיכוי שהוא גר
מול בניין המשרדים בו אני עובדת קטן, נכון ? לכן עליו להתלבש במיטב מחלצותיו,
להגיע באוטובוס/ רכב ולחפש חנייה וכו') והגיע, את הכבוד הראוי לו.
הגיעו בזמן לראיון, תהיו מוכנים עם קורות החיים אצלכם.
כבר קרה לי שמרב חוסר זמן ובלבול לא שמתי לב שהגיעה השעה והמרואיין הגיע
ולא הספקתי למצוא את קורות החיים. לדאבוני, הוא לא הביא איתו העתק
(מאז תמיד אני אומרת עוד בשיחת הטלפון שיביאו העתק נוסף של קורות החיים)
והראיון לא היה מקצועי, כפי שהיה יכול להיות.

הראיון

בהמשך לנושא הטכני, ממליצה לתת את כל תשומת הלב למרואיין.
לתפקיד הניהולי האחרון שאליו התקבלתי התראיינתי ע"י סמנכ"ל השיווק,
שלאורך כל הראיון (שארך 15 דק') לא רק הציץ במיילים שלו, אלא גם הגיב ואמר לי
"זה משהו חשוב שאני צריך לענות עליו" (זה היה יכול להיות אמין אילולא היה
צוחק בצחוק מתגלגל, כפי שצחק כששלח את המייל. אני מניחה שהוא לא בדיוק הציל
חיים/ סגר עסקת ענק באותו רגע).
נחמדות. כן, נחמדות. למה לא להיות סימפטי ונחמד ? אין הכוונה לנחמדות דביקה,
אלא לסימפטיה וענייניות. אני מכירה מנהלים רבים, ויצא לי גם להתראיין ע"י כמה כאלה,
שטוענים כי ע"י דחיקת המועמד לפינה בראיון הם בודקים תכונות נוספות שלו כגון:
סבלנות, אדיבות וכו'. אני טוענת שאם אתה מראיין טוב (בסוף המאמר כבר יהיה ברור
מה הכוונה בעיני מראיין טוב), אין צורך ב"טריקים" האלה,
אלא ניתן לעמוד על טיבו של אדם ע"פ שאלות נכונות וניהול נכון של הראיון.
אם כן, מה הוא ניהול נכון של ראיון ? ראשית, אתם מנהלים את הראיון, כלומר אתם מכוונים לאן שאתם רוצים. אם יש נקודה
מסוימת שאתם רוצים להתעכב עליה, התעכבו, ואם יש נושא אחר שתשובה בת משפט אחד הספיקה,
אז התקדמו הלאה, אבל אין זה אומר שאתם צריכים לדבר יותר.
להיפך, אני רואה ראיון כ- 80-20: % 20 זה הזמן המוקצב בראיון למה שיש לכם כמראיינים לומר,
ויתר הזמן הוא לתשובותיו של המרואיין.

חלוקת הראיון

הראיון מתחיל מבחינתי ברגע שראיתי את המועמד. לא שאני מתחילה "לבחון" אותו מרגע
שעיני נחתו עליו, אלא אני מתחילה ב"שיחת הפשרה" מרגע שאמרנו את השלום הראשון.
שיחת הפשרה זו שיחה שאני מתחילה לכאורה לפני הראיון כדי "לרכך" ו"לפתוח" את הבן אדם
ע"מ שאקבל אותו רגוע וכמה שיותר אמיתי. כיון שזה חלק אינטגראלי והכרחי מבחינתי,
אני מגדירה אותו כחלק מהראיון.
בדרך כלל השיחה הזו אורכה כ- 5 דק', כשחשוב שההפרדה והמעבר בינה לבין תחילת הראיון
ה"אמיתי" לא תהיה חדה וברורה מידי, כיון שהמרואיין מרגיש זאת ויש שיתחילו להתנהג מעט
אחרת כי "הנה, מתחיל המבחן", וזו לא התחושה שאני רוצה לתת - לא בגלל שאני כזו טובת לב,
אלא בגלל שאדם שמרגיש בנוח ולא מאוים, מתנהג באופן טבעי ולא מלאכותי, ופחות מדקלם תשובות
שלמד אותן בבית, לכן אני משתדלת שההמשך לעומקו של הראיון יהיה טבעי וכמעט בלתי מורגש אלא
באותה אוירה נעימה, כך שיתנהגו כמה שיותר בטבעיות.
צעד נוסף לקראת לב הראיון אני עושה ע"י הצגת תפקידי בחברה, ולאחר מכן הסבר של התפקיד אליו
הוא מועמד. אני מתארת את התפקיד באופן מאד פשטני לכאורה, אך לא באמת כך. מדובר בתיאור
שחשבתי עליו מראש, כך שבאמת יספק תשובות לשאלות שעולות אח"כ (לומדים מראיון לראיון מה
מעניין יותר את המועמד), ושאינני רוצה ש"תפרענה" בראיון, לכן אני מספקת את רב התשובות
בהתחלה (למעט שכר), כשחשוב לציין את כל תהליך הקבלה (מבחני מיון/ ראיונות נוספים בחברה
במידה ומוחלט שיש המשך).
לאחר מכן אני נכנסת לעומקו של הראיון. משלב זה אני מתחילה בסדרת שאלות, כשיותר חשוב
מתׁכנן הוא שפת הגוף, שפת הפנים, ותנודות הקול של מי שיושב מולי.
לאחר ראיונות רבים, יש תשובות שאף חוזרות על עצמן, השאלה מי באמת מתכוון למה שהוא אומר לי,
וזאת אני מאבחנת ע"פ הנינוחות שבה יושבים מולי, נגיעות בגוף ובפנים,
וכמה מסתכלים לי בעיניים ומתי. למשל, אדם שמסתכל לי רב הזמן בעיניים וכשאני שואלת שאלה מסוימת
הוא משפיל מבט, כבר למעשה ענה לי בעיניו.
אין בכוונתי לפרט כאן סדרת שאלות, לא בגלל שהשאלות בראיון אינן חשובות, אלא מכיוון שהן משתנות בהתאם לתפקיד ובנוסף אני מאמינה בזרימה טבעית מול המרואיין שנמצא מולי. דוגמא: חיפשתי תקופה ארוכה מחליף לסגנית שלי, אחד המועמדים שראיינתי היה רב סרן שסיים לאחרונה את שירות הקבע שלו ביחידה קרבית מסוימת והיה נראה מאד נחוש לענות תשובות "נכונות" כאילו הייתי עוד מקום לכבוש, ולכן שאלתי אותו שאלה פשוטה "למה לא כדאי לי לקחת אותו לתפקיד" (זאת לאחר שהיינו כבר בלבו של הראיון, ולאחר ששאלתי אותו למה כן כדאי לי לקבלו), ובאופן לא מפתיע הוא ענה שהוא מאד תחרותי וכשיש לו משימה לבצע הוא "לא רואה אף אחד בעיניים" – תשובה שבאה ממנו והסגירה את מה שחשב על עצמו, ואף שדר לאורך כל הראיון מבלי להיות מודע לכך. טיפ קטן (לא חדשני, אך יעיל) : סימולציה. במידה וזה מתאים לתחום ולתפקיד אליו המרואיין מועמד,
עשו סימולציה. באמצעותה תלמדו רבות על האדם שנמצא מולכם, מפני שאז תראו אותו במצב קצת יותר
טבעי מהשאלות הסטנדרטיות. כלומר איך באמת הוא משוחח (בהנחה שמדובר בתפקיד שירותי כלשהו)
עם לקוח, האם הוא יודע לענות גם כשמפתיעים אותו וכיצד הוא מתמודד עם סיטואציות שונות בפועל.
לפני שאני עושה סימולציה, אני מסבירה בחיוך שברור לי שזו לא סיטואציה רגילה ואף קצת מלחיצה
ושאני לוקחת את כל זה בחשבון, ובכל זאת חשוב לי לבצעה.

סיום הראיון

כשסיימתי לשאול את שאלותיי, אני ממשיכה לפירוט מדויק של שעות העבודה והשכר
וחוזרת שוב על המשך התהליך: מבחני מיון/ ראיון אצל גורם נוסף וכו'.
יש שיחלקו עלי (למען האמת נראה לי שאין מי שלא יחלוק עלי כאן),
אך במידה והמרואיין לא נראה לי מתאים לתפקיד באופן ברור, אני נוהגת לומר לו
בסוף הראיון. בד"כ זה יהיה ראיון קצר יותר, כי אם אבחנתי חוסר התאמה,
חבל לשני הצדדים בהארכת הראיון (אם כי בחיים לא אומר לאדם ללכת כעבור 5 דק').
איך אומרים למועמד שאינו מתאים ? מנמקים איזושהי סיבה שנראית לעין וברגישות רבה
ואפילו בשילוב חיוך. אני נוהגת גם להמליץ לאותו מועמד אילו משרות כן נראות לי מתאימות לו,
אך שוב בתשומת לב להבעות פניו, איך הוא מקבל את דברי. אם נראה לי שמדובר במועמד שלא
יקבל טוב את הדברים, אעשה זאת בשיחת טלפון. בכל מקרה, תמיד בסוף להודות למועמד.

לסיכום, מהו ראיון טוב ? ראיון טוב הוא ראיון שבו הצלחתם באמת לאבחן מי האדם העומד מולכם, כלומר מי הוא באמת ולא תשובות מדוקלמות, והאם הוא מתאים לתפקיד. כדי להגיע כמה שיותר למצב טבעי, יש לשבור את הקרח מהתחלה, להיות סימפטיים, לחייך, ולשאול שאלות בהתאם ובהמשך לתגובותיו המילוליות והפיזיות של המועמד. סמכו על האינטואיציה שלכם והתמקדו לאורך הראיון ב"האם הבן אדם הזה שיושב מולי מתאים לתפקיד הספציפי הזה ?" אם אין לכם תשובה לשאלה, אז כנראה צריך לשנות כיוון ולשאול שאלות שיובילו לתשובה על שאלה זו. דוגמאות לתכונות אופי שהמועמד ציין על עצמו הן כלי מצוין, כמו כן סימולציה ובסופו של דבר בדיקת אמינותו ויושר תשובותיו ע"י קריאה כלל הנתונים: פיזיים, מילוליים והאינטואיציה שלכם.